Step 3 : You've been nominated

מזל טוב! התקבלת לצאת לחילופין – מה עליך לעשות?

 

מכתב קבלה

במכתב הקבלה שישלח אלייך בדוא"ל יצוין לאיזה מוסד התקבלת מתוך האפשרויות שציינת בבקשתך. בשלב השיפוט נעשים מאמצים רבים לענות על הבקשות של הסטודנטים. עם זאת, במוסדות בהם הביקוש גדול לא לתת לכולם את המוסד המבוקש עליהם. במידה ולא קיבלת מוסד שציינת בסדרי העדיפויות שלך בשלב ההגשה, יוצע לך מוסד אחר לחילופין, בו יוותרו מקומות פנויים.

יש להודיע למשרד הבינלאומי על אישור יציאה לחילופי סטודנטים תוך 5 ימים מיום קבלת הודעת הקבלה.

ביטול

סטודנטים שאישרו את יציאתם לחילופי סטודנטים רשאים לבטל את השתתפותם עד 14 מיום הודעתם, ללא קנס.

ביטול מעבר ל - 14 ימים יחויב בדמי טיפול וניהול על סך 500 ש"ח.

המינוי (Nomination)

לאחר שאישרת יציאתך לחילופין למוסד מסוים בחו"ל, המשרד הבינלאומי/הפקולטה שלך תשלח הודעת מינוי רשמית למוסד בחו"ל המאשרת את מינוייך (לכל מוסד בחו"ל יש מועדי הגשה קבועיים למינויים שעלינו לעמוד בהם).

 

 הגשת בקשה למוסד בחו"ל (Application) 

רק לאחר אישור המינוי ע"י המוסד בחו"ל,  אתה תקבל הודעת דוא"ל מהמשרד הבינלאומי/הפקולטה שלך עם הוראות כיצד להגיש את הבקשה שלך לאוניברסיטה בחו"ל.

עבור סמסטר א'  או שנה מלאה, תהליך הקבלה נמשך בין סוף פברואר ליולי, ולסמסטר ב',  תהליך הקבלה נמשך בין יולי לנובמבר.

צריך להיאזר בסבלנות – קבלת הנחיות להמשך הרישום צפויה להתקבל כמספר שבועות לפני המועד האחרון להגשת הבקשה למוסד בחו"ל. חשוב מאוד לא לפנות באופן עצמאי למוסד בחו"ל עד קבלת הוראות והנחיות מתאימות.

הגשת הבקשה למוסדות בחו"ל היא בד"כ מקוונת ועשויה לכלול העלאת המסמכים הבאים:

- גיליון ציונים מעודכן

- המלצות אקדמיות

- תמונות דרכון מקוריות

- עותק של דף הדרכון בתוקף

- אישורי שפה

- דוחות בנק

- מכתבים תמיכה מההורים/אפוטרופסים

- אישורי מלגה שלך (אם רלוונטי)

נא לשים לב למלא אחר הדרישות המוקדמות של המוסד בחו"ל כגון דרישות שפה ,קורסי קדם וכו' (מופיע בדף מידע של כל מוסד) אחרת לא תוכל לצאת לחילופין, על אף שנבחרת על ידנו כמועמד מתאים.

קבלה/דחיה (Acceptance/Rejection)

לאחר השלמת הגשת הבקשה שלך למוסד בחו"ל ובסיום תהליך השיפוט שלהם, יתקבלו מכתב קבלה/דחייה.

במידה והתקבלת, המוסד המארח ישלח אליך מכתב קבלה רשמי ויידעו אותך על השלבים הבאים בתהליך.  לאחר מכן, יש להתחיל להתכונן לניידות, כולל בקשה להוצאת ויזת סטודנט.

 

עכשיו זה הזמן להתחיל להתארגן!

יום מידע טרום יציאה

המשרד הבינלאומי מקיים מפגש מידע ליוצאים לחו"ל בחודש יוני מידי שנה, כדי לספק את כל המידע הדרוש על מנת להבטיח נסיעה בטוחה ומוצלחת. מפגש זה הוא גם הזדמנות להכיר ולדבר עם סטודנטים נוספים היוצאים לחילופין.

במקביל, יש להתחיל לטפל בנושאים הבאים:

אישור קורסים

חובה להתייעץ עם יועצי הפקולטה ולקבל אישור לקורסים שאתה מעוניין ללמוד בזמן הלימודים בחו"ל לפני יציאתך לחו"ל.

Learning Agreement:

עליך להגיש לחתימת הפקולטה/בית הספר טופס לימודים  (Learning Agreement)הכולל פירוט הקורסים הנלמדים ומהווה אישור שהקורסים האלה יוכרו לך להשלמת התואר. טופס זה חייב להיות חתום על ידי כל הגורמים טרם יציאתך לחו"ל.

במוסדות רבים, ישנו טופס לימודים מוסדר והוא ישלח אליך ע"י המוסד המארח עם קבלתך, בו יש לציין את הקורסים הנבחרים, מספר הנקודות ולהחתים את הגורם המוסמך לאישור הקורסים בפקולטה. אם אין טופס לימודים של המוסד המארח, יש למלא טופס לימודים של האוניברסיטה הנמצא במזכירויות לענייני הוראה בפקולטת האם שלך.

חשוב לזכור שסטודנט לתואר בוגר נדרש ללמוד במוסד בחו"ל קורסים השווים ל-  10 נ"זים במינימום ועד 20 נז"ם (בעיוניים) ו 25 (בניסויים) במקסימום, בהם ניתן להכיר בגיליון הציונים כלימודים מחו"ל.

סטודנט לתואר מוסמך  - נדרש ללמוד 10 נ"זים במקסימום, בכפוף לאישור מנחה/יועץ  על תרומת היציאה לחילופין ללימודים/מחקר.

מומלץ להשתמש בטבלה להמרת נ"זים (לינק לקובץ) כדי לחשב קורסים שניתן ללמוד באוניברסיטאות אחרות.

           הערה: רק קורסים שאושרו מראש זכאים לקבלת זיכוי אקדמי עם חזרתך מחו"ל.

חובה עליך להגיע למזכירות לענייני הוראה של הפקולטה/ביה"ס שלך, כדי להסדיר את הרישום לסמסטר/שנה בו ישהו בתכנית החילופין בחו"ל כדלקמן: חילופין שנתי – 74100; חילופין סמסטריאלי – 74101.

קודים אלה הם סימנים לזיהוי שִיוך הסטודנט לתכנית חילופי הסטודנטים וחובה לרשמם לצורך חישוב שכ"ל. 

קורסים שנלמדו בחו"ל במסגרת תכניות חילופי סטודנטים ושהוכרו באוניברסיטה העברית לא יזכו את התלמיד בציון מספרי אלא בנקודות זכות ובציון של "זיכוי מחייב" (כפי שקובע סעיף 13.3  בתקנון).

 

מדיניות הכרה בקורסים הנלמדים בחו"ל

נקודות הזיכוי על הקורסים שנלמדו בחו"ל יינתנו עבור סיום בהצלחה (קבלת ציון עובר לפחות באותה אוניברסיטה) של הקורסים שנלמדו בחו"ל.

לתשומת לבך: הפקולטה עשויה לדרוש ציון גבוה מציון עובר בקורסים בהם דרישה זו קיימת גם בתכנית הלימודים באוניברסיטה העברית.
 

עם שובך ארצה, יש להציג גיליון ציונים פנימי על הקורסים שלמדת בחו"ל לצורך בניית תכנית לימודיך באוניברסיטה העברית. הכרה בקורסים ידווח לאחר קבלת גיליון ציונים רשמי מהאוניברסיטה בה למדת בחו"ל. (לא יאוחר משלושה חודשים מיום חזרתך מחו"ל) זיכוי יינתן על פי כללי השקילות (ראה תקנון נה"ל סעיף 13.4).

ויזה

לאחר קבלת מכתב הקבלה הרשמי מהאוניברסיטה בחו"ל, יש להתחיל בהליך הוצאת ויזה לסטודנט.

הוצאת ויזה היא חובה, באחריות הסטודנט וכרוכה בתשלום.

התנאים והדרישות בכל מדינה שונים ועלולים גם להשתנות מעת לעת. מומלץ מאד לבדוק באתר האינטרנט של הקונסוליה הרלוונטית ולהתקשר טלפונית ולברר:

   - מהם המסמכים הנדרשים?

   - מהם לוחות הזמנים?

   - האם יש צורך בבדיקה רפואית של השגרירות?

   - האם יש היתר עבודה?

   - האם ישנה אפשרות להנפקת ויזה לבן/בת זוג.

סבלנות! ישנן מדינות בהן תהליך זה הוא ארוך למדי,

כרטיס טיסה

ישנם הסכמים בהם כרטיס הטיסה ממומן ובאחרים לא.

יש ליצור קשר עם המוסד המארח ולבדוק מראש כיצד ימומן כרטיס הטיסה והאם עליך לרכוש כרטיס באופן עצמאי.

חשוב לשים לב שישנם מוסדות בהם מתקיימים ימי אוריינטציה לפני תחילת שנת הלימודים הרשמית. יש להזמין כרטיסים מבעוד מועד ולהגיע לשם בזמן.

ימי האוריינטציה חשובים מאוד ובחלק מהמקרים חלק בלתי נפרד מתקפות החילופין

טיפ! יש לשמור את כרטיסי הטיסה והעלייה למטוס, במידה ותידרש להציג אותם בהמשך.

ביטוח בריאות

ביטוח הבריאות הוא חובה. על פי רוב, ניתן לעשות זאת על פי בחירתך האישית. יחד עם זאת, ישנם מוסדות הדורשים לעשות ביטוח בריאות שלהם בלבד. נא לבדוק זאת היטב מראש. מידע זה יופיע באתר המוסד או בדף המידע של המוסד.

מגורים

מומלץ להיעזר במשרד הבינלאומי של המוסד בחו"ל לקבלת מידע לגבי מעונות ומגורים.

אם בחרת לגור מחוץ למעונות האוניברסיטה, מומלץ לבדוק את נושא המגורים עוד לפני ההגעה לחו"ל, מהן הדרישות לחתימת הסכם מגורים, מהם התנאים לחוזה ועוד.

 ישנם אתרים שונים בהם ניתן להסתייע לשם כך, לעתים בתוך האוניברסיטאות המארחות ובאתרים סטודנטיאליים שונים.

פתיחת קו טלפון

מומלץ לבדוק מראש מהו התהליך הנדרש לפתיחת קו טלפון, והאם החוזה אינו כובל ומחייב לתקופה ארוכה יותר מזמן השהות שם.

פתיחת חשבון בנק

לרוב, מקובל לפתוח חשבון בנק בארץ היעד. מומלץ לברר מראש עם אנשי הקשר באוניברסיטה המארחת מהי הדרישה שלהם בנושא, ובמידה והם דורשים פתיחת חשבון בנק, מה נדרש לשם כך? (אישור נוטריון, אישור על תקופת השהות וכדומה).

ישנן אוניברסיטאות הדורשות אף הצגת מסמכים המעידים על מצבו הכלכלי של הסטודנט.

טיפ! יש לדאוג למימון מלא לכל תקופת השהות בחו"ל, כולל הנסיעה, גם  אם אתה יוצא לחילופין עם מלגה מלאה, מומלץ מאד לקחת כסף מזומן למחייתך למספר שבועות.

מלגות

אופן התשלום של המלגות השונות משתנה ממוסד למוסד.

מלגות ארסמוס+ הם באחריות המוסד בחו"ל וכל מוסד מתנהל קצת אחרת. מידע יתקבל מהמוסד בחו"ל לגבי אופן העברת התשלום עם הגעתך.

המשרד הבינלאומי מעניק מענק חד פעמי ע"ס 1000$ לסטודנטים שאינם מקבלים מלגה לצורכי נסיעה לחו"ל. מיד עם הגעתך למוסד המארח עליך להחתים את איש הקשר הרלוונטי  במשרד הבינלאומי על טופס הגעה ולשלוח באימייל למשרד הבינלאומי שלנו, אל ליאת גבאי: liatga@savion.huji.ac.il.

המענק יועבר לחשבונך דרך מינהל תלמידים. אם אתה מעוניין שהכסף יועבר לחשבון אחר,  יש לשנות זאת במידע האישי באתר האוניברסיטה.

שים לב - אם אתה נוסע לסמסטר א' ואתה צפוי לקבל מענק של המשרד הבינלאומי ($1000 בתשע"ח), הסכום יועבר לחשבונך רק לאחר פתיחת שנה"ל, במהלך חודש דצמבר. לפיכך, אין להסתמך על המענק ככסף זמין שניתן להשתמש בו במהלך שהותכם שם.

 

שכר לימוד

עם סיום לימודיך בחו"ל בהצלחה תקבל הכרה על לימודיך בחו"ל, ותחויב בשכר הלימוד בגין אותם לימודים  עם שובך ארצה.

תשלום מקדמת שכר לימוד בגובה 25% בלבד ליוצאים לשנה שלמה.

תשלום מקדמת שכר לימוד בגובה 25% + דמי אבטחה ליוצאים לסמסטר אחד.

כל קורס עבורו תקבל  זיכוי אקדמי עם חזרתך יחויב בשכר לימוד לפי היקפו (בנ"ז). החיוב שיושת יהיה 25% או על פי השעות, הגבוה מבין השניים.

במידה ואתה בשנת לימודיך האחרונה לתואר (והצהרת על השלמת החובות לתואר) יושת שכר לימוד על פי השעות שהוכרו לך או לפי צבירת שכר הלימוד לתואר, הגבוה מבין השניים.

במידה והפסדת קורס חובה, אשר לא נמצא לו קורס מקביל באוניברסיטה המארחת, עקב יציאה לתכנית חילופי סטודנטים בשנה ג'- תשלים קורס זה בשנה ד' ללימודיך לתואר. תחויב בגין הקורס בשנה ד' בלבד, או בהשלמה לשכ"ל מצטבר לתואר, הגבוה מבין השניים. בשנה ד' לא תחויב בתקורה, דמי רווחה ודמי אבטחה, בתנאי שנרשמת לקורס חובה אחד בלבד.

מומלץ להעזר CHECKLIST לצורך התארגנות שלך.